Notre politique sur la vie privée

Fil de Vie s’engage à protéger les renseignements sur la vie privée de ses employés, bénévoles, membres, clients, donateurs et autres intervenants. Nous apprécions la confiance des gens avec lesquels nous commerçons, et celle du public, et nous reconnaissons que pour la maintenir il nous faut être transparents et responsables dans notre façon de traiter l’information que vous fournissez.

La politique sur la vie privée de Fil de Vie a été adoptée pour répondre aux besoins de nos membres, de nos donateurs et du public, et pour répondre à la loi canadienne sur la vie privée et aux normes de l’industrie. Cette politique est compatible avec la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), et elle suit les principes du Code canadien de pratiques pour la protection des consommateurs dans le commerce électronique.
Au cours de ses nombreux projets et activités, Fil de Vie rassemble et utilise fréquemment des renseignements personnels. Nous tenons à préciser que les renseignements recueillis sont attentivement protégés et que leur utilisation, quelle qu’elle soit, est assujettie à un consentement. La politique sur la vie privée de Fil de Vie a été conçue en ce sens.

Responsabilité
Nous avons nommé un agent de protection de la vie privée au sein de l’équipe de gestion pour assurer le maintien en vigueur de notre politique sur la vie privée. Si vous avez des questions sur cette politique ou son application, veuillez communiquer cet agent de Fil de Vie par :

courriel : shickman@threadsoflife.ca
téléphone : 1-888-567-9490
courrier : Investigations sur la vie privée, Fil de Vie, C.P. 9066, 1795 avenue Ernest, London (ON), N6E 2V0

En quoi consistent les renseignements personnels?
Les renseignements personnels réfèrent à de l’information factuelle ou subjective, enregistrée ou non, sur une personne identifiable. Cela comprend toute forme d’information pouvant être utilisée pour distinguer, identifier ou joindre une personne en particulier, grâce aux paramètres suivants :

  • âge, nom, numéros ID, revenu, origine ethnique ou groupe sanguin
  • opinions, évaluations, commentaires, statut social ou mesures disciplinaires
  • faits relatifs ou liés à une personne
  • fiches d’emploi, dossier de crédit, registre de prêts, dossiers médicaux, préférences ou intentions

Exceptions : les coordonnées d’affaires et certains renseignements de nature publique, comme les noms, adresses et numéros de téléphone tels que publiés dans les annuaires téléphoniques, ne sont pas des renseignements personnels. Les renseignements du domaine public ne sont pas assujettis à la loi sur la vie privée et ne sont pas inclus, comme tels, dans cette politique.

Lorsque les utilisateurs et clients de Fil de Vie utilisent leurs coordonnées privées en guise de coordonnées d’affaires, Fil de Vie les traite comme si elles étaient publiques; elle ne les protège pas comme les renseignements personnels.

Les renseignements des donateurs, des participants aux activités et des bénévoles sont des renseignements privés et ne peuvent être divulgués sans le consentement des donateurs ou des bénévoles.

Ce que nous recueillons
L’Association de soutien aux familles vivant une tragédie du travail – Fil de Vie recueille des renseignements personnels seulement pour les raisons suivantes :

  • Pour fournir les produits et services que les participants et les intervenants ont demandés et pour maintenir des liens d’affaires avec les participants et les intervenants;
  • Pour comprendre les besoins des participants et des intervenants, et pour recommander les produits et services en conséquence;
  • Pour gérer notre commerce, dont des références sur l’embauche;
  • Pour répondre aux exigences légales, statutaires et réglementaires.

Nous n’utiliserons pas vos renseignements personnels pour toute autre raison sans votre consentement.

Nous ne recueillons aucun autre renseignement personnel sur vous à moins que vous ne nous l’ayez fourni. Par exemple, si vous demandez de recevoir par courrier, au bureau ou à domicile, un guide, une affiche ou tout autre matériel promotionnel, nous vous demanderons d’indiquer votre nom, adresse de courriel, numéro de téléphone et adresse postale pour répondre à votre demande. En plus de répondre à votre demande, un membre de notre personnel fera un suivi avec vous par téléphone ou par courriel pour discuter de votre désir de recevoir plus d’information sur Fil de Vie. Votre adresse de courriel sera aussi ajoutée à notre liste de distribution de notre bulletin électronique (parution trimestrielle) et à notre liste d’envoi sur les conférences (envoi annuel). Si vous ne voulez pas être joint à ce sujet, faites en sorte de le préciser au moment de la commande. Nous ne partageons pas nos listes de courrier et de distribution avec de tiers.

Ce que nous partageons
Nous partageons les renseignements personnels avec des tiers destinés à vous aider dans les cas précités : un service de gestion salarial extérieur, un agent chargé de vous servir, une agence de recouvrement, un bureau d’application de la loi ou des services d’urgences.

Obtention du consentement
Nous obtenons un consentement avant de recueillir des renseignements personnels. Lorsqu’un consentement à ce sujet est requis, et qu’il ne peut être raisonnablement implicite, ce consentement sera fourni au moyen d’un processus d’inscription et de désinscription clairement rédigé et hautement visible.

Limite de la collecte
Nous recueillons des renseignements personnels seulement à des fins de validation commerciale. Cette collecte n’a lieu que dans les cas précités.

Collecte des données
Fil de Vie fait de son mieux pour respecter et protéger la vie privée de ses visiteurs en ligne. Sur notre site Internet, nous ne recueillons pas de renseignements personnels d’identification sauf si les gens veulent volontairement les fournir. Cela signifie que nul n’est tenu de s’inscrire ou de fournir de l’Information pour visiter notre site. Fil de Vie recueille seulement des données personnelles d’identification comme les noms, adresses, codes postaux, adresses de courriel, etc., lorsqu’un visiteur choisit de les fournir. Par exemple, les renseignements personnels d’identification sont recueillis pour traiter les dons en ligne, s’inscrire à une activité ou au bulletin. Nous ne vendons, ni n’échangeons ou partageons avec des tiers les renseignements que vous fournissez. Nous ne transmettons des renseignements personnels d’identification aux tiers que (i) lorsque la personne qui fournit cette information nous autorise à la partager; (ii) lorsque l’information est requise pour procéder sur le site à une transaction par carte de crédit ou (iii) lorsque la loi l’exige.

Collecte de renseignements personnels en ligne par le service de gestion de dons
Au moment de vous inscrire en ligne à une activité de Fil de Vie ou de faire un don en ligne à Fil de Vie, vous passez de la page www.threadsoflife.ca ou www.stepsforlife.ca aux pages Internet gérées par les services Blackbaud.

Fil de Vie gère les fiches des donateurs, des participants et des bénévoles grâce aux services de Blackbaud qui veille à recueillir vos renseignements personnels, afin de traiter adéquatement votre inscription à une activité ou votre don. Ces renseignements personnels peuvent inclure : nom, adresse, téléphone, adresse de courriel, renseignements sur la carte de crédit, consentement ou information « en mémoire de », et montant du don. Vous devrez fournir les renseignements relatifs à votre carte de crédit pour faire un don en ligne ou vous inscrire à certaines activités organisées par Fil de Vie. Ces renseignements, en plus de ceux fournis pour l’identification, sont transférés à Blackbaud Services qui les utilise pour vérifier les numéros de carte de crédit et pour autoriser la transaction.

Nous divulguons vos renseignements seulement à nos employés et à nos agents, uniquement dans le but qu’ils accomplissent ce qui est précité. Lorsque vous fournissez ces renseignements, vous consentez à ce que nous les prélevions et les utilisions. Veuillez noter que vous n’êtes pas tenu de fournir votre nom ou vos coordonnées. Si vous désirez vous inscrire à une activité sans vous identifier, indiquez alors « Anonyme » en guise de prénom et de nom. Pour faire un don anonyme, entrez votre don dans la case appropriée. On ne peut remettre des reçus d’impôt aux donateurs anonymes. Veillez à passer en revue toutes les politiques sur la vie privée qu’a publié Blackbaud Services et contactez-les directement si vous avez des questions sur leur politique sur la vie privée. On peut trouver la politique de Blackbaud sur la vie privée au https://www.blackbaud.com/privacy-policy.aspx.

Limitation d’usage, de divulgation et de retenue
Si ce n’est pas évident, les objectifs pour lesquels les renseignements personnels sont recueillis seront indiqués avant ou au moment où ces renseignements personnels sont recueillis.

La collecte de renseignements personnels se limite à ce qui est pertinent et nécessaire à nos programmes et au financement. Fil de Vie ne pourrait s’enquérir de manière injustifiée et intrusive dans l’historique de dons offerts ou prévus, ou dans la vie personnelle d’un donateur. Fil de Vie attribue toutes les données recueillies.

Les renseignements personnels ne seront ni utilisés ni divulgués à des fins autres que celles pour lesquelles ils sont recueillis, sauf sur consentement de la personne visée ou par obligation légale. Les renseignements personnels ne seront retenus que pour la durée nécessaire à la réalisation des objectifs de la collecte.

Fil de Vie ne transmettra aucun courriel commercial à une personne ou à un vendeur sans leur consentement, sauf en cas d’entente préalable. Une entente préalable ne peut être établie par simple visite, visualisation ou recherche sur les sites Internet de Fil de Vie. Tous les messages commerciaux envoyés comporteront bien en évidence une adresse de l’expéditeur avec procédure rédigée en langage simple pour que les consommateurs puissent aviser Fil de Vie de leur intention de ne plus recevoir ces messages, si tel était le cas. À Fil de Vie, nous n’envoyons pas sciemment des courriels commerciaux à des enfants n’ayant pas encore 13 ans. Nous contacterons un enfant de moins de 13 ans seulement sur permission d’un parent ou d’un gardien.

Les renseignements personnels seront retenus aussi longtemps que nécessaire, pour répondre aux buts de la collecte.

Vie privée des enfants
Nous croyons à Fil de Vie qu’il est très important de protéger la vie privée des enfants, et que les parents et les gardiens leur consacrent du temps en participant à leurs activités sous surveillance. À Fil de Vie, notre intention n’est pas de recueillir des renseignements personnels sur les enfants et si telle information se trouvait dans notre base de données, nous l’effacerions immédiatement. Nous veillons aussi à ce que l’ensemble de la publicité, des commandites et des activités promotionnelles ne visent pas les enfants de moins de 13 ans.

Participation des enfants et des mineurs aux programmes et services de Fil de Vie
Nous accueillons à Fil de Vie la participation des mineurs âgés de moins de 18 ans et des enfants de moins de 13 ans sur consentement d’un parent ou d’un gardien.

Parents
Vous pouvez demander à passer en revue ou à effacer les renseignements personnels de votre enfant dans notre base de données. Si vous avez des questions ou des préoccupations sur nos politiques sur la vie privée, veuillez contacter notre agent de protection à la vie privée.

Témoins de connexion
Les témoins de connexion permettent de suivre de l’information, dont les renseignements personnels d’identification. Si vous ne désirez pas recevoir des témoins de connexion, vous pouvez indiquer à votre fureteur de rejeter les témoins de connexion ou de vous informer avant de les recevoir. Si vous choisissez de rejeter les témoins de connexion, vous pourriez avoir de la difficulté à utiliser notre site et à y faire des dons en ligne, à vous inscrire à des activités et à souscrire notre bulletin.

Blackbaud Services est une entreprise entièrement conforme ICP. La conformité ICP est un ensemble d’exigences sur la sécurité entériné par le PCI Security Standards Council (conseil de normalisation pour la sécurité des données de l’ICP), fondé par un consortium de sociétés émettrices de cartes de crédit majeures pour accroître la sécurité des données des cartes de crédit et de débit. Pour obtenir plus d’information sur la conformité ICP de Blackbaud, visitez le site Internet de Blackbaud au https://www.blackbaud.com/pci-compliance/faqs.aspx. Il est peu probable que vous soyez contacté par Fil de Vie, mais nous nous en réservons ce droit dans l’éventualité où nous devrions vérifier vos renseignements personnels.

Sites reliés
Nos sites offrent l’occasion d’accéder à des ressources et à de l’information affichées sur d’autres sites Internet hors de notre contrôle. Ces sites ne suivent pas habituellement nos politiques sur la vie privée et, par conséquent, nous ne sommes pas responsables de vos activités sur d’autres sites ou de l’utilisation que ces autres sites font de vos renseignements personnels d’identification.

Précision et ouverture
Nous tenons nos participants, intervenants et employés informés sur nos politiques et pratiques relatives à la gestion des renseignements personnels d’identification.

Les renseignements personnels que l’Association de soutien aux familles vivant une tragédie du travail – Fil de Vie conserve seront maintenus avec précision, entièrement et à jour, ce qui est nécessaire pour répondre aux objectifs d’utilisation. Nous accorderons aux gens un accès raisonnable à leurs renseignements personnels et nous corrigerons tout renseignement personnel dans le cas où il serait imprécis ou incomplet. (Certaines restrictions s’appliquent, soit celles fixées par la loi LPRPDE).

Les gens pourront, sur demande, avoir accès aux renseignements de leur fiche de donateur.

Recours aux protections appropriées
Tous les renseignements personnels recueillis par l’Association de soutien aux familles vivant une tragédie du travail – Fil de Vie seront tenus privés et divulgués uniquement au personnel ou à des tiers seulement si nécessaire.

Les mesures physiques et électroniques appropriées seront utilisées pour assurer la sécurité des renseignements personnels. L’accès à la fiche des donateurs et des bénévoles sera limité aux personnes qui auront besoin de cette information dans le cadre de leurs responsabilités professionnelles. Toutes les fiches des donateurs anonymes feront l’objet d’une protection spéciale. Les fiches des donateurs, des bénévoles, des participants et des registres d’emploi resteront confidentielles après que le lien avec la personne aura cessé.

Fil de Vie maintiendra en vigueur des contrôles pour protéger l’intégrité et la confidentialité des paiements et des renseignements personnels. Les mécanismes de sécurité sont compatibles avec les normes actuelles dans l’industrie et appropriés à l’information recueillie et conservée.

Confidentialité
Les donateurs qui exigent que leur nom ou le montant de leur don ne soit pas publiquement publié pourront demeurer anonymes. Les donateurs en ligne, qui veulent demeurer anonymes, doivent le préciser lorsque leur est donné le choix d’afficher leur nom et leur don, ou de rester anonyme. Les participants aux activités, ne voulant pas être identifiés, doivent indiquer « Anonyme » en guise de prénom et de nom.

Offre de recours
Nous procéderons rapidement à l’investigation de toute préoccupation ou plainte. Veuillez les adresser à notre Agent à la protection de la vie privée à l’adresse précitée. Si le problème ne devait pas être résolu à votre satisfaction, communiquez avec :
Le Commissaire à la protection de la vie privée, 112 rue Kent, Ottawa (ON)  K1A 1H3

Documents de référence :

Site Internet d’Industrie Canada : Confidentialité en entreprise – Commerce électronique au Canada, site Internet Industrie Canada. Accès en ligne: http://www.ic.gc.ca/eic/site/ecic-ceac.nsf/eng/h_gv00464.html [en ligne le 20 novembre 2012].

Site Internet d’Industrie Canada : Code canadien de pratiques pour la protection des consommateurs dans le commerce électronique, site Internet Industrie Canada. Accès en ligne : http://www.ic.gc.ca/eic/site/cmc-cmc.nsf/eng/fe00064.html [en ligne le 20 novembre 2012].

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